Dokumenty w biznesie coraz częściej mają postać elektronicznych plików. Jak można łatwiej nimi zarządzać?
Papierowa dokumentacja zajmuje dużo miejsca i jest czasochłonna w obsłudze. Dokumenty elektroniczne to bardzo dobra alternatywa – teraz korzysta z nich wielu przedsiębiorców. Aby sprawniej nimi zarządzać, warto wdrożyć w firmie elektroniczny obieg dokumentów. Takie usługi świadczy między innymi firma Edison: https://www.edison.pl/elektroniczny-obieg-dokumentow. Na czym dokładnie polega elektroniczny obieg dokumentów? Jakie są główne zalety z jego wdrożeniem?
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Pod pojęciem jak elektroniczny obieg dokumentów znajduje się rodzaj systemu informatycznego, którego zadaniem jest zarządzanie obiegiem dokumentacji oraz zadań. Elektroniczny obieg dokumentów bazuje na mechanizmach typu workflow, czyli przepływie pracy. To termin odnoszący się do wymiany informacji między różnymi podmiotami, które zajmują się ich przetwarzaniem.
Systemy informatyczne umożliwiające elektroniczny obieg dokumentów bazują na rozbudowanych bazach danych oraz na programach udostępniających rozmaite funkcje, między innymi w ramach tworzenia, dzielenia się, edycji dokumentów. Działają one w czasie rzeczywistym, na bazie sieci informatycznych, dlatego obieg informacji następuje wtedy błyskawicznie. Warto przy tym zaznaczyć, że elektroniczny obieg dokumentów wykorzystuje nie tylko komputery stacjonarne i laptopy. Obecnie można korzystać z niego również na urządzeniach mobilnych jak smartfony, tablety i inne urządzenia przenośne.
Elektroniczny obieg dokumentów – najważniejsze zalety
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie jest związane z dodatkowym kosztem, jednak wraz z nim pojawia się również szereg zalet. Wśród nich znajdują się:
- Łatwiejsze prowadzenie procesów biznesowych – łatwa realizacja czynności w ramach zamówień, sprzedaży, magazynowania, finansów oraz innych obszarów.
- Prostsze zarządzanie dokumentacją w formie elektronicznej – przygotowywanie, rozliczanie, kontrola dokumentów, a także ich wyszukiwanie, archiwizacja.
- Mniejsze ryzyko błędów – dokumentacja nie gubi się, jest czytelna.
- Błyskawiczny dostęp do danych – dzięki temu pracownicy mający odpowiednie uprawnienia mogą natychmiast otrzymać konkretną dokumentację w formie elektronicznej.
- Efektywna kontrola zleconych zadań na każdym etapie – łatwiejsze prowadzenie czynności związanych z kontrolowaniem pracowników.
- Skuteczne zarządzanie czasem – proste tworzenie harmonogramów, wyznaczanie zadań.
- Oszczędność miejsca – dokumenty są archiwizowane w formie elektronicznej, dlatego nie zajmują dużo przestrzeni.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?
Usługi w ramach wdrożeń systemów elektronicznego obiegu dokumentów prowadzi obecnie wiele firm. Więcej informacji związanych z ich ofertą można znaleźć online. Dla firmy zastosowani takiego rozwiązania jest dodatkowym kosztem, jednak warto spojrzeć na niego perspektywicznie. W krótkim czasie może on pomóc w optymalizacji pracy w firmie oraz przynieść wiele dodatkowych korzyści.
Komentarze